10 Tipps, wie Sie durch Ihren Schreibtisch effizienter werden
Schnappen Sie sich bitte einen Stift und ein Blatt Papier. Lege Sie es neben sich, sodass Sie sich ein paar Notizen machen können. Ich warte so lang...
Wenn Sie nun erst einmal einige Stifte hinsichtlich ihrer Schreibfähigkeit überprüfen mussten, Ihre Suche nach einem Blatt Papier in einer Odyssee endete und/oder Sie es aus Platzgründen vorziehen, Ihren Schoß als ideale Ablage zu nutzen, dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie. Denn ganz offensichtlich hindert Sie Ihr Schreibtisch daran effizient zu arbeiten.
Nach diesem Beitrag wissen Sie:
Was Effizienz bedeutet und weshalb sie so wichtig für Ihre Arbeit ist
Wie Sie herausfinden, an welchen Stellen Ihr Schreibtisch Sie ausbremst
Wie Sie Ihren Schreibtisch so gestalten, dass er Ihre Effizienz fördert
Wie Sie dafür sorgen, dass das auch so bleibt
Effizienz: die Basis für ein erfolgreiches Unternehmen
Auch ich musste durch einige Pfützen auf meinem Schreibtisch schwimmen, Stifteköcher minutenlang durchwühlen und Notizen auf Kassenbons festhalten. "Typisch für Kreative" denken Sie jetzt vielleicht. Mittlerweile bin ich dann jedoch ein ziemlich untypischer Kreativer geworden. Denn heute bin ich regelrecht besessen davon, effizienter zu werden. Aber was heißt das eigentlich?
Effizienter zu arbeiten bedeutet, dass Sie trotz einem geringerem Aufwand das Resultat merklich verbessern. Und dabei geht es nicht unbedingt um Geld!
„Geld zu verdienen ist nie das Ziel einer Unternehmung. Es ist die Voraussetzung einer Unternehmung! Das Ziel ist ein prima Produkt, eine super Dienstleistung, was auch immer. Aber doch nicht das Geld!“
Das heißt, nur durch eine effiziente Arbeitsweise erhalten Sie überhaupt erst die Möglichkeit, die Sinnhaftigkeit Ihres Unternehmens zu bestätigen. Alles andere ist Hobby. Und dieser Vergleich gilt für Illustratoren wohl ganz besonders.
Nun wissen Sie, welche Bedeutung es für Sie und Ihr Unternehmen hat, effizienter zu werden. Bleibt nur die Frage: Wie werde ich effizienter?
Die Auswahl der Schrauben, an welchen man dazu drehen kann, damit der gewünschte Effekt eintritt, ist groß. Und noch dazu können diese Schrauben in den verschiedensten Bereichen Ihres Unternehmens sitzen. Ich möchte mich in diesem Beitrag auf den Bereich konzentrieren, der für Sie am einfachsten zu erreichen und zu bearbeiten ist: Ihr Schreibtisch. Mit 10 Tipps werde ich Ihnen helfen, Ihren Schreibtisch in eine wahre Effizienz-Maschine zu verwandeln.
Mit 10 Tipps zum effizienten Arbeitsplatz
1. Störfaktoren ermitteln
Finden Sie heraus, welche Sachen es Ihnen unmöglich machen effizienter zu arbeiten. Nehmen Sie sich dazu ein paar Tage Zeit und beobachten Sie sich bei Ihrer Arbeit am Schreibtisch selbst. Fragen Sie sich dabei:
Was habe ich häufig benutzt?
Roter Kugelschreiber, Terminkalender,...Was lag häufig im Weg und/oder musste ich ständig umlegen?
Magazine, lose Blattsammlungen, blauer Kugelschreiber, gelber Kugelschreiber,...Was habe ich ständig gesucht?
Terminkalender, roter Kugelschreiber, ...
2. Entrümpeln
Dieser Schritt ist mein liebster. Im Gegensatz zu vielen Anderen, liebe ich es, mich von überflüssigen Dingen zu befreien. Sie können sich nicht vorstellen, wie viele Müllsäcke ich schon aus meinem Büro getragen habe.
Mit dem gemachten Überblick darüber, an welchen Stellen Ihres Schreibtischs Ihre Effizienz ausgebremst wird, sollte das Ihnen genauso leicht fallen. Als kleine Hilfestellung, erkläre ich Ihnen in dieser Infografik, wie ich dabei vorgehe:
3. Back to the basics
Ihren Schreibtisch, und vor allem dessen Arbeitsplatte, sollten Sie nicht mit einem Regal verwechseln. Letzteres ist ein Lagerplatz – ihr Schreibtisch ist jedoch ein Arbeitsplatz. Versuchen Sie also auf Ihrem Schreibtisch nur Ihre wichtigsten Arbeitsmittel zu platzieren. In meinem Fall sind das beispielsweise 4 verschiedene Stifte, Monitor, Tastatur, Maus, Grafiktablett, Telefon, Terminplaner und ein Notizbuch. Das sind die Dinge, die ich täglich mehrfach benutze und die ich AUF meinem Schreibtisch nicht missen und vor allem nicht suchen möchte.
Kopierpapier, Locher und Tacker brauch ich zwar auch öfters, aber so selten, dass Sie in den Schubladen des Schreibtischs besser aufgehoben sind. Ständig griffbereit sind Sie dort trotzdem.
4. Freie Flächen schaffen
Haben Sie Ihren Schreibtisch erst mal entrümpelt und auf seine Basisaustattung reduziert, sollte Ihnen etwas wunderbares auffallen: freie Flächen! Diese bieten Ihnen nicht nur Platz für die Post oder um Notizen während eines Telefonats zu machen, sondern verhindern auch, dass der Inhalt Ihrer Kaffeetasse Ihren Schreibtisch in einen köstlichen Sepiaton taucht.
5. Ablagesysteme richtig nutzen
Fangen sie gar nicht erst damit an, Ihre lose Blattsammlung, welche unweigerlich in Form von Projektunterlagen, Post und Rechnungen Ihren Schreibtisch wieder einnehmen wird, in Stapelform auf Ihren neu geschaffenen freien Flächen zu platzieren. Dafür eignen sich Ablagesystem (am besten geschlossene) deutlich besser. Ganz wichtig: Beschriften Sie die einzelnen Fächer und sortieren Sie sie regelmäßig aus.
6. Ordner statt Un-Ordner
Eine Ablage allein reicht nicht aus – das merken Sie spätestens dann, wenn sie droht überzulaufen und Sie nun Wichtiges von Unwichtigem trennen müssen. Verstauen Sie Wichtiges wie z. B. geschäftliche Belege und Verträge in Ordnern. Damit diese nicht zu Un-Ordnern werden, sollten Sie sie unbedingt außen und innen nach Themen sortiert beschriften.
Tipp: Von Fachmagazinen will man sich ungern trennen. Um diese ordentlich einzulagern sind Stehordner äußerst praktisch. Es gibt jedoch auch Ordnungsschienen, welche es ermöglichen, Zeitschriften in gewöhnlichen Ordnern abzuheften.
7. Notizen digitalisieren
Über den Tag verteilt machen wir uns oft Unmengen kleiner Notizen. Vieles davon verliert schnell seine Gültigkeit, doch einige sind wertvolle Ideen, die Sie nicht aus dem Auge verlieren möchten. Es lohnt sich also diese Kritzeleien an einem Ort abzulegen, an welchem Sie ihnen schnell wieder begegnen: Ihr Computer oder Ihr Handy. Scannen Sie die wichtigsten Schnipsel ein, tippen Sie Ideen ab oder machen Sie ein Foto mit dem Handy davon.
8. Einkellerungs-Dokumente
Als Unternehmer müssen Sie viele Ihrer Geschäftsunterlagen 10 Jahre lang aufbewahren – so viel Platz bietet kein Regal. Verstauen Sie also vergangene Jahre am besten in Kartons im Keller. Aber verlieren Sie auch dort nicht den Überblick und entrümpeln regelmäßig.
9. Termine immer im Blick haben
Ihr Terminplaner sollte fortan das wichtigste Tool auf Ihrem Schreibtisch sein. Die meisten Planer sind ohnehin zu schön um den ganzen Tag in der Tasche versteckt zu werden. Nutzen Sie ihn, vielleicht in Kombination mit einem Notizbuch, um Ihre Termine und Aufgaben stets im Blick zu haben.
Tipp: Planen Sie am Abend zuvor welche Aufgaben Sie am nächsten Tag erledigen möchten und notieren Sie sie in Ihrem Terminplaner.
10. Everyday the same procedure
Auch mein Schreibtisch sieht am Abend nicht mehr aus wie eine Effizienz-Maschine. Stifte liegen kreuz und quer, Post-Its erinnern mich an all das, was ich fast vergessen hätte und das ein oder andere Geschirr hat es auch noch nicht zurück in die Küche geschafft. Damit ich aber am nächsten Morgen wieder effizient in meinen Arbeitstag starten kann, hilft nur eins: Aufräumen! Stellen Sie Abend für Abend den Ursprungszustand Ihres Schreibtischs wieder her, sonst war es das schon bald wieder mit "effizienter arbeiten".
Haben Sie noch weitere Ideen oder sogar handfeste Tipps, wie das Arbeitsumfeld die Arbeitsroutine fördern kann? Dann schreiben Sie mir eine Mail oder hinterlassen Sie unter diesem Beitrag einen Kommentar.